Fuvarmegbízás kisokos a zökkenőmentes üzletkötéshez

Mire érdemes ügyelni a fuvarbörzében szerződéskötéskor? Mi garantálja a biztonságot a TIMOCOM fuvarmegbízásoknál? Melyek az ellenőrzés kihagyhatatlan lépései? Mi történik, ha nem fizet a megbízó? Hogyan működik a TIMOCOM Nemzetközi Követeléskezelési Szolgáltatás?

Fuvarmegbízási kisokosunkban összegyűjtöttük a legfontosabb tudnivalókat a szerzősédkötésről, a partner ellenőrzéséről, az esetleges buktatókról, és arról, hogy mi a teendő, ha a fuvar teljesítése után mégsem fizet időben a partner.

Mit nyújt a TIMOCOM Smarty Logistics System, vagyis az SLS?

A TIMOCOM SLS a fuvarozók, szállítmányozók és gyártók számára fejlesztett felület, ahová azokat a munkákat tudják felrakni, amelyekre nincsen fix megbízójuk vagy fix fuvarozójuk. Az SLS-ben a fuvarbörze eredeti célja 1997-ben az üresjáratok elkerülése volt: ha például Magyarországról Németországba megy egy fuvar, akkor visszafelé ne üresen jöjjön a vállalkozó, hanem találja meg a számára megfelelő megbízót. A fuvarmegbízásokkal tehát a vállalkozások optimalizálják a működésüket, plusz keresetre tesznek szert, foglalkoztatják a sofőrt, új partnerekre tesznek szert.

Így tesszük biztonságossá a fuvarmegbízásokat

Kizárólag cégek regisztrálhatnak a rendszerünkbe, és minden cég komoly ellenőrzési folyamaton megy át, mielőtt aktiváljuk a hozzáférését. Ez az első szűrő a csalások kivédésére.

Ha bármelyik céggel kapcsolatban gyanú merül fel, azt az ügyfeleinknek sem ajánljuk, illetve nem engedjük be a rendszerbe - így próbáljunk biztonságos környezetet teremteni az ügyfeleink számára.

Mire érdemes figyelni szerződéskötéskor a biztonságos üzlet érdekében?

Az első lépés az ajánlat ellenőrzése, ugyanis a TIMOCOM rendszerében ezek szerepelnek. Egyrészt munkával kapcsolatos ajánlat (mit kell elszállítani), másrészt gépjármű ajánlat (a rendelkezésre álló járművel keresnek fuvart).

Minden esetben ellenőrizni kell, hogy a megbízó által adott ajánlat (a fuvar tárgya) egyezik-e azzal, ami a megbízó által megküldött fuvar szerződésben szerepel. Ha nem egyezik, akkor ezt jelezni kell. Ha pedig a fuvarozó azért nem vállalja el a munkát, mert a szerződés nem egyezik az ajánlattal, illetve az előzetesen megbeszéltekkel, akkor azt úgy kell jeleznie, hogy nem fogadja el. Fontos, hogy ilyenkor valóban azt kommunikálják, hogy “nem fogadom el az ajánlatot, és ne azt, hogy “elállok a szerződéstől”, mert utóbbi azt jelenti, hogy már elfogadta a szerződést.

Mindig figyelmesen el kell olvasni a szerződést az utolsó betűig, akármilyen hosszú, hogy minden adat, határidő, opció és feladat egyezik-e az ajánlattal, illetve azzal, amit előzetesen megbeszéltek. Fontos, hogy az adatok is egyezzenek - cégnév, desztináció stb. - és az ár is pontosan az legyen, ami az ajánlatban szerepel.

Azt is minden esetben ellenőrizzék, hogy szerepel-e a szerződésben a palettacsere vagy bármilyen speciális eszköz a fuvarozáshoz. előfordulhat ugyanis, hogy bár előzetesen e-mailben egyeztettek a felek arról, hogy nem kell, ám a szerződésben mégis benne marad - figyelmetlenség, formai hiba vagy más ok miatt. Ha benne marad a szerződésben a palettacsere vagy a speciális eszköz, akkor hiába hivatkozik arra, hogy előzetesen nem ezt beszélték meg, a szerződés köti a fuvarozót.

Alapvető pont a szerződésben szereplő fizetési határidő. Ezzel kapcsolatban azt javasoljuk, hogy a cégük pénzügyi vagy gazdasági munkatársait erről tájékoztassák, hogy nekik is pontos információjuk legyen erről. Nem mellékes az sem, hogy milyen dokumentumokra lesz szükség a kifizetéshez.

Figyelni kell arra, hogy kiköt-e a szerződés neutralitást, amikor a lerakó és a felrakó cég nem tudhat egymásról. Ennek oka a partnervédelem, és ilyenkor a két cég nem veheti fel közvetlenül a kapcsolatot.

Bár a legtöbb cég rendszerint a leggyakrabban használt nyelveken, angolul vagy németül küldi a szerződést, előfordulhat, hogy más nyelven érkezik. Fontos, hogy nem köteles elfogadni azt a szerződést, ami olyan nyelven íródott, amit nem ért, hiszen az elfogadott szerződés akkor is köti, ha nem érti, ami abban áll.

A szerződés aprólékos ellenőrzése azért ennyire lényeges, mert mindig az utoljára megkapott dokumentáció az élő szerződés.

A partner ellenőrzése

Új, eddig ismeretlen partner jelentkezett Önnél, akivel még nem dolgozott együtt? Ebben az esetben a fuvarbörze programon belül a profil menüpontban találhatók a cégadatok a kapcsolattartók adataival együtt. Ellenőrizze le, hogy ahonnan Önt hívták, ahonnan Önnek írtak, az valóban ahhoz az adott céghez tartozik-e. A pontos vállalkozói vagy cégnév, e-mail cím ellenőrzése sem maradhat el, érdemes külföldi cégnél minden betűt ellenőrizni, hogy pontosan egyezik-e.

Ismeretlen cég vagy személy jelentkezése esetén jó szűrő az is, hogy kérésre tud-e adni TIMOCOM-számot. A Smart Logistics Systemben szereplő partnerek ugyanis kapnak egy azonosító számot, vagyis ID-t.

A harmadik lépés, hogy kérjen referenciát az ismeretlen cégről vagy személyről. Azt javasoljuk, hogy a régi partnerek esetében is tartsanak fél évente ellenőrzést. Ha új kapcsolattartó jelentkezik, és ez Önnek gyanús, nézzen utána.

Mi a teendő, ha nem fizeti ki az elvégzett munkát a partner? Hogyan történik a követeléskezelés?

Még a fizetési határidő lejárta előtt érdemes küldeni egy egyenlegközlőt.

Ha a fizetési határidő lejárt, de a partner nem egyenlíti ki a számlát, először fizetési emlékeztetőt, fizetési felszólítást kell küldeni.

Amennyiben ezután sem fizet a partner, a fizetési határidő lejárta után 30 nappal Nemzetközi Követeléskezelés Szolgáltatás eljárásra lehet hozzánk beadni a követelést.

Az SLS tartalmazza a  Nemzetközi Követeléskezelés szolgáltatást?

Nem tartalmazza, hanem ez egy díjszabással járó külön szolgáltatás TIMOCOM ügyfelek részére.

Miért előnyös és biztonságos a Nemzetközi Követeléskezelési Szolgáltatás?

Több szempontból is hasznos. A követelés kezelésének és behajtásának folyamata nem emészt fel feleslegesen erőforrásokat, hanem mi intézzük. A TIMOCOM Nemzetközi Követeléskezelés Szolgáltatás nagyon jól beépíthető a cég saját beszedési folyamatába.

A szolgáltatásunk egész Európában elérhető, így nem kell idegen nyelven utánajárni a ki nem fizetett számlának, hiszen mi felvesszük a kapcsolatot ügyfeleink helyett az adott partnerrel.

Nem kell nemzetközi követeléskezelésben jártas ügyvédet keresni.

A Nemzetközi Követeléskezelés Szolgáltatás eljárás elindítása egyszerű: az erre szolgáló, weboldalunkról letölthető nyomtatvány e-mailben elküldhető nekünk.

Hogyan és mikor térítheti meg a követeléskezelésért felszámolt sikerdíjunkat az adóssal?

Az EK 2011/7 Eu irányelv alapján kérhető, hogy az adós térítse meg ezt a sikerdíjat, ha nem a hitelező hibájából (például rosszul kiállított számla miatt) nem fizette ki az összeget az adós - ezt az irányelvet minden EU-s ország a saját jogrendszerébe átültette. Azonban fontos tudni, hogy csak a szintén Európai Unió hatálya alá tartozó adósok esetén tudjuk érvényesíteni.