skip navigation
Logisztikai ismeretek 17.11.2020
8 min.

Interjú a TIMOCOM inkasszó csapatának munkatársaival

így működik valójában az inkasszó a logisztikában

Inkasszó csapatunk munkatársai, Julian van Achter, Geoffrey Bladier és Denise Becht tanácsokat adnak, elsimítják az ügyeket, és segítenek a TIMOCOM ügyfeleinek abban, hogy hozzájussanak a pénzükhöz.

A TIMOCOM hosszú évek óta nyújt inkasszó szolgáltatást ügyfeleinek, és tevékenykedik megbízható partnerként a kifizetetlen számlák esetében. Ebben a blogbejegyzésben a TIMOCOM inkasszóval foglalkozó munkatársait szólaltatjuk meg, akik bepillantást nyújtanak a nemzetközi logisztikai üzletágban végzett napi munkájukba. Bebizonyosodott, hogy tevékenységük időnként meglepő, néha bosszantó, de mindig izgalmas és változatos. Geoffrey Bladier, Denise Becht és Julian van Achter mesélnek a tapasztalataikról, tisztázzák a kliséket, és bebizonyítják, hogy milyen sikereket lehet elérni diplomáciai érzékkel és megértéssel.

Hogyan zajlik egy átlagos inkasszó eset?

Denise: A szolgáltatás online igényelhető, rendszerünk automatikusan aktát generál az esethez, és ezt fogjuk feldolgozni. Az inkasszó eset kezeléséhez a hitelező benyújtja a kapcsolódó dokumentumokat, például a ki nem fizetett számlát. Ekkor az adós állást foglalhat, és ő is benyújthat dokumentumokat, például egy a számla kiegyenlítését bizonyító bankszámlakivonatot. A folyamat teljes egészében digitálisan zajlik – ez észszerűbb és egyszerűbb számunkra és ügyfeleink számára egyaránt.

Julian: Szinte mindig fuvarszámlákat kell behajtanunk, de lehetnének például kárra vonatkozó számlák is. Gyakran egyszerűen arról van szó, hogy a számla kifizetését a két szerződéses partner között fennálló véleménykülönbség miatt tagadják meg, aminek különféle okai lehetnek. Legtöbbször azonban a nemfizetés az elégedetlenség jele, amit valamennyi érdekelt bevonásával tisztázunk. Megpróbálunk mindkét félnél diplomatikus közvetítőként fellépni. Számunkra ez nagyon fontos. Mivel ha egy hitelező meg is keres bennünket egy esettel, az még nem feltétlenül jelenti azt, hogy probléma áll fenn.

Milyen okai vannak a kint lévő követeléseknek?

Julian: Először is azt kell mondanunk, hogy sokkal kevesebb vita áll fenn, mint amire a legtöbben gondolnának egy inkasszó szolgáltatás kapcsán. Szinte minden esetben a kereskedelmi partnerek közötti kommunikációs problémáról van szó, amely nem nyilvánul meg nyílt konfliktusban. Az egyik leggyakoribb esetünk az, hogy például hibásan állítják ki a számlát, ezért nem egyenlíthető ki. Nem arról van szó, hogy az adós felháborodásból nem fizeti ki a számlát, hanem például azért nem, mert a könyvelési rendszerében egy olyan bizonylatszám szerepel, amelyet a hitelező nem adott meg. Ilyenkor kiderül, hogy az adós így nem tud eleget tenni a fizetési kötelezettségének.

Geoffrey: Az ilyen eseteknek tényleg nagyon sokféle oka lehet. Előfordulnak ellenkövetelések is, ha például raklapokat kellett volna cserélni; de a helyszínen nem állt rendelkezésre elég raklap. Ilyenkor előfordulhat, hogy az adós visszatartja a kifizetést, mivel fennáll a raklapcseréből adódó követelése.

Denise: Elsősorban a nagyvállalatoknál fordulhatnak elő nehézségek az esetek lebonyolításában. Egy nagyvállalati konszernnél egy fuvarozó  vagy egy szállítmányozó alkalmazottja nem feltétlenül kerül kapcsolatba az illetékessel. Sokan nem tudják saját maguk tisztázni a vitás esetet: az egyszemélyes vállalkozásoknak ugyanis gyakran nincs erre idejük. A kisvállalkozóknak sokszor nincs saját könyvelési részlegük, gyakran munkaidő után saját maguknak kell kiállítaniuk a számláikat, ezenkívül nekik kell felügyelniük a követeléseiket is. Ilyen esetben gyakran nem éri meg a napi üzletmenet mellett még a követeléskezeléssel is foglalkozniuk. Ők ezért veszik igénybe a TIMOCOM inkasszó szolgáltatását, és elsősorban azért, mert a díjaink szerepelnek a weboldalunkon. Bárki előzetesen tájékozódhat az inkasszó szolgáltatás költségeiről. Érdemes tájékozódni ezekről, amikor valaki felméri, hogy mennyi pénzt és időt vesz igénybe a követeléskezelés.

Geoffrey: Ha pedig a nyelvtudás hiánya is fennáll, az további nehézséget jelent. Ilyenkor jöhet szóba a TIMOCOM inkasszó szolgáltatása, és léphetünk mi akcióba, mivel mi 27 nyelven tudunk kommunikálni ügyfeleinkkel és azok adósaival.

Milyen kihívások adódnak az inkasszó szolgáltatással összefüggésben?

Julian: Ha az ügyfelek nem beszélnek németül, sőt, néha még angolul sem, akkor a hitelező és az adós egyszerűen nem tud kommunikálni egymással. Ilyenkor tudunk mi segíteni, hiszen csapatunk több nyelven végzi a munkáját.

Geoffrey: Gyakran sem a fuvarozók, sem pedig a szállítmányozók nincsenek teljesen tisztában a jogaikkal és a kötelezettségeikkel. Ilyenkor felvilágosítjuk őket, hogy mi az, amit mindenképpen meg kell tenniük, és hogy milyen következményei lehetnek annak, ha nem tesznek eleget a kötelezettségeiknek.

Julian: Nem végezhetünk jogi tanácsadást, de felvilágosítást adhatunk a jogi tényállásról. Gyakran nem ismertek az országhatárokon átnyúló szerződéses vagy üzleti gyakorlatok, így akadozhatnak a kifizetések. Ilyen esetben úgy tekintünk a munkákra, mint a további inkasszó esetek elkerülését célzó tájékoztatásra.

Meddig mehettek el? Mi az, ami nem fér bele az inkasszó szolgáltatásba?

Julian: Egy példa: további költségeket követelnek. Mondjuk egy fuvarozó szeretné behajtani az állásidő költségeit, melyet előzetesen kialkudott a megbízónál, de ami a szerződésbe nem került bele. Tippünk: A további költségeket mindig írásban kell rögzíteni. Így minden szerződéses partner számára nyomon követhetők a megbízáshoz tartozó szolgáltatások és költségek. Mi ugyanis csak a megállapodásba foglalt és a fuvarmegbízásban szereplő költségekről, illetve az igazolt és nyomon követhető károkról tudunk tárgyalni.

TIMOCOM: Milyen nyelveken álltok az ügyfelek rendelkezésére?

Julian: 27 nyelven végezzük tevékenységünket. Az esetek nagy részét német nyelven kezeljük, de 26 további nyelven vannak anyanyelvű munkatársaink. Macedón nyelven csak írásban végezzük a munkánkat.

Mennyi időt vesz igénybe egy eset feldolgozása? És mikor tekinthető befejezettnek egy inkasszó eset?

Julian: Mivel minden esetet egyesével vizsgálunk ki, nem adhatok általános választ. Mindig az ügy lehető leggyorsabb tisztázására törekszünk, ezért fontos, hogy mindkét féllel kommunikáljunk. Dokumentumokat kell bekérnünk, ellenőriznünk, újakat kell bekérnünk, és újra ellenőriznünk kell ezeket. Ha zökkenőmentesen szeretnénk végezni a munkánkat, ez elengedhetetlen. Néha jogos ellenkövetelés áll fenn, olyankor azt is ellenőriznünk kell, és a különbség kiegyenlítését kell elérnünk. Addig foglalkozunk az esettel, amíg követni tudjuk, és amíg segítséget tudunk nyújtani a hitelezőnek. Ennek része az is, hogy ha az ügyfél belegyezik, fizetési ütemezést vagy részletfizetést járunk ki.

Hogyan kezelhetők az ügyfelek?

Denise: Minden eset, minden ügyfél más. Vannak rendkívül együttműködő ügyfelek, és vannak olyanok, akik támadó magatartást tanúsítanak, de ez inkább kivételt jelent. Egyesek már a telefonban elnézést kérnek. Kellemetlennek érzik, hogy nem fizettek ki egy számlát. Vannak olyan ügyfelek, akik nem győznek hálálkodni azért, hogy behajtottuk a pénzüket.

Milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie egy inkasszó-munkatársnak?

Julian: Elsősorban higgadtnak kell lennie, és tényszerűnek kell maradnia. Továbbá kommunikációs készségre és szorgalomra van szükség ehhez a munkához. Időnként nagyon aprólékos munkát kell végeznünk, például bizonylatokat és dokumentumokat kell összegyűjtenünk, ezeket fel kell dolgoznunk, és bizonyos mértékű rendet kell teremtenünk.

Mit szerettek a legjobban a munkátokban? Mi teszi izgalmassá?

Geoffrey: Minden nap változatos. Érdekes, hogy ugyanolyan esetekben hogyan reagálnak más-más emberek – ha pénzről van szó, egyesek elvi kérdést csinálnak belőle. Ilyenkor hosszabb ideig tárgyalunk 25, mint 25 000 euróról. Ez már nem az összegről szól, hanem arról, hogy kinek van igaza. Örömmel tölt el bennünket, ha ilyenkor tárgyilagos segítséget tudunk nyújtani.

Denise: Fontos, hogy segíthetünk másoknak. Különösen a kisvállalati ügyfeleink nagyon hálásak a kapott segítségért. Esetükben ugyanis gyakran a működésüket fenyegető kint lévő összegeket is behajthatunk számukra.

Julian: Nincs két egyforma nap. Van ugyan tervünk az egyes esetek kezelésére vonatkozóan, azonban természetesen mindegyik eset más. Ez az, ami izgalmassá teszi ezt a munkát. Minőségbiztosítási, ügyfélszolgálati, konfliktuskezelői és kommunikációs szakértői tevékenységet végzünk. Ez összekapcsolódik az ügyfél-elégedettséggel, és visszahat ránk.

Denise: Konfliktusokat oldunk meg, és mediátorként dolgozunk. Ez a módszer évek óta működik, és ügyfeleink elfogadják ezt. A TIMOCOM ügyfeleinek csaknem 20%-a veszi igénybe ezt a szolgáltatást, mivel a követeléskezelés költségei alacsonyabbak más inkasszó irodák díjaihoz képest. Az esetek 86%-ában érünk el sikert, és tavaly több mint 33 millió euró követelést kezeltünk. Ez számunkra a bizonyíték arra, hogy eljárásunk a megfelelő megoldás ügyfeleinknek.

TIMOCOM Inkasso Denise Brecht
Denise: Konfliktusokat oldunk meg, és mediátorként dolgozunk. Ez a módszer évek óta működik, és ügyfeleink elfogadják ezt.
TIMOCOM Inkasso Geoffrey Bladier
Geoffrey: Minden nap változatos. Örömmel tölt el bennünket, ha ilyenkor tárgyilagos segítséget tudunk nyújtani.
TIMOCOM Inkasso Julian van Achter
Julian: Először is azt kell mondanunk, hogy sokkal kevesebb vita áll fenn, mint amire a legtöbben gondolnának egy inkasszó szolgáltatás kapcsán.

 

Ha segítségre van szüksége kifizetetlen számlái ügyében, a TIMOCOM nemzetközi inkasszó szolgáltatása készséggel áll rendelkezésére.

Tájékozódjon az inkasszó szolgáltatásról most

 

A következők is érdekesek lehetnek az Ön számára:

A hét leggyakoribb kérdés a logisztikában az inkasszóval kapcsolatban

Az Ön fizetési késedelem esetére vonatkozó jogairól és kötelezettségeiről röviden

Fizetési késedelem: Mi a teendő, ha a megrendelő nem fizet?

Feliratkozás hírlevélre

A '*' csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező, feltétlenül kérjük kitölteni.

A feliratkozás elküldésével Ön elfogadja adatvédelmi irányelveinket

Feliratkozás hírlevélre:


Személyes adatait (e-mail cím, családi és utónév) a TIMOCOM az információk megküldése érdekében az SC-Networks GmbH (cégbíróság: Müncheni Alsófokú Bíróság, lajstromszám: HRB 14 65 73), Enzianstr. 2 in 82319 Starnberg adatbázisába továbbítja. Az SC-Networks GmbH tevékenységére a szövetségi adatvédelmi törvény rendelkezései és a TIMOCOM GmbH utasításai érvényesek.

Fel